Як ефективно працювати за комп’ютером?

Знайшли помилку? Будь ласка, виділіть текст та натисніть Ctrl+Enter. Ми вдячні за Вашу увагу.

efektyvno-pratsyuvaty-za-komp-yuterom

Існує безліч порад і технік по організації роботи на комп’ютері. Цим постом я хочу систематизувати ваші знання про те, як продуктивно і ефективно працювати за комп’ютером, щоб виконувати будь-які завдання швидко і якісно.

Це ціле мистецтво, володіння яким не складно, але при досягненні певного майстерності дозволяє економити багато годин часу. Години, які ви можете витратити на своє хобі, спілкування з близькими або ж, знову, на роботу і заробляння грошей. Чим ефективніше ви працюєте, тим більших успіхів ви досягнете! Саме тому тренінги з тайм-менеджменту (або мистецтву управління часом) збирають величезну кількість народу: всі хочуть навчитися жити краще.

Ця стаття стане в нагоді вам, якщо:

  • ваша професія має на увазі часте використання комп’ютера
  • ви багато часу присвячуєте своїм мережевим проектам: блогу, інтернет-магазину, соціальній мережі, форуму і т.п.
  • ви вчитеся в школі чи університеті і використовуєте комп’ютер для виконання різних завдань.

Підготовка комп’ютера до роботи

Перше, що треба зробити – підготувати сам комп’ютер до ефективної роботи

1. Очистіть робочий стіл від непотрібних іконок, а якщо ви звикли зберігати на робочий стіл документи, то розсортуйте їх по папках і візьміть за звичку саме так і поступати надалі. Наприклад, створіть папку «Вхідні» і всю інформацію, що надходить зберігайте туди. Бардак, в тому числі і на жорсткому диску – перший ворог ефективності, ви можете витратити купу часу на пошуки якогось потрібного файлу або папки. Є, звичайно, таке поняття, як «творчий безлад», але ефективність і продуктивність воно не збільшує.

До речі, якщо ви, все ж, любите оперувати файлами на робочому столі, то вам є сенс встановити програму для використання відразу декількох робочих столів і кожен з них відвести під певні потреби. Є така хороша програма Dexpot, спробуйте.

2. Налаштуйте екран. Якщо ви працюєте в темний час, то обов’язково включіть світло. Зменшіть яскравість монітора (або ж поставте сірий або чорний фон, якщо ви працюєте в таких програмах, як AutoCAD або Photoshop, наприклад). Це допоможе зняти зайву напругу з очей і зберегти ваш зір.

3. Видаліть непотрібні програми. Часто буває так, що ми пробуємо нові цікаві програми, але вони не приживаються, а видаляти ми їх забуваємо. Тим часом, при установці вони мають звичку прописуватися в реєстрі, в меню «Пуск» і створювати купу непотрібних папок і файлів в самих різних місцях. Тому не забувайте видаляти непотрібні програми, і краще за все через спеціальну утиліту-uninstaller, наприклад, Revo або Iobit Uninstaller.

4. Забезпечте швидкий доступ до часто використовуваних програм. Як мінімум, це полягає в очищенні та налаштування ярликів меню «Пуск» або виносу потрібних програм в панель швидкого доступу поряд з цим меню. Існують так само спеціальні програми для організації швидкого доступу, наприклад, RocketDock або Krento.

5. Автоматизуйте все, що тільки можна. Використовуйте автоматичні перемикачі розкладки типу Punto Switcher, програми для управління комп’ютером жестами миші, запуск потрібних програм за розкладом і тому подібні речі.

6. Не забувайте час від часу проводити оптимізацію комп’ютера – очищення від сміття, від тимчасових файлів, дефрагментації і так далі. Для проведення більшості операцій по очищенню добре підходить проста і безкоштовна програма CCleaner, але у неї є і більш просунуті аналоги.

Правильна організація процесу роботи за комп’ютером

7. Підберіть меблі, завдяки якій вам буде комфортно працювати, і вчіться сидіти правильно за робочим столом.

8. Використовуйте біологічні ритми власного тіла. Якщо ви – «жайворонок», то найефективніше ви будете працювати з ранку, якщо «сова», то, навпаки, основну частину роботи краще перенести на вечір. Жайворонки, до речі, знаходяться в більш вигідній ситуації – давно доведено, що чим менше часу пройшло після пробудження, тим ефективніше ви будете робити свої справи. Хоча, тут дійсно все індивідуально. Головне, намагайтеся дотримуватися режиму і працювати в один і той же час.

9. Якщо ви працюєте вдома, то створіть для себе максимально робочу обстановку. Вимкніть радіо і телевізор, відгородіться від оточуючих (в ідеалі, працювати потрібно в окремій кімнаті), попередьте їх, щоб не турбували. В ідеалі, для роботи у вас повинен бути «особистий офіс» – окрема кімната, в якій не повинно бути жодного подразника. Якщо вам зручно працювати з музикою, то використовуйте навушники – це допоможе ще більше відгородитися від реальності і заглибитися в роботу.

10. Не сідайте за комп’ютер, поки точно не будете знати, що будете робити. Перед тим, як приступати до роботи, складіть чіткий план дій – запишіть все, що вам потрібно буде виконати протягом майбутнього робочої сесії. Знаючи це, ви будете більш зібрані і шанс щось забути або на щось забити буде нижче. Якщо в процесі роботи з’являються нові завдання, які я встигаю зробити, то я їх теж заношу в цей план.

11. Якщо немає бажання працювати – змусьте себе. Якщо не виходить – зробіть що-небудь корисне, але не в якому разі не приступайте до розваг – ігор, соц-мережах, розважальних сайтів – поки не зробите роботу. Про розваги – трохи нижче.

12. Правильно розставляйте пріоритети. Найскладніші і неприємні справи потрібно робити в першу чергу, щоб вони не висіли важким вантажем протягом дня і не провокували відволіктися (Брайан Трейсі, фахівець з особистісного росту, влучно назвав це «з’їсти жабу»). І, навпаки, на останній робочий час не залишайте нічого глобального і серйозного. Якщо завдання є занадто великим і об’ємним, щоб впоратися з ним за один раз, дробіть його на дрібні шматочки, які зможете подужати.

13. Використовуйте правило 15 хвилин. У ньому йдеться, що перші п’ятнадцять хвилин роботи потрібно все робити максимально чітко і ні на що не відволікатися. Цей час потрібний для «розгону» і якщо спочатку вам буде лінь щось робити, то після цих 15 хвилин ви вже ввімкнетеся в процес і зможете продовжувати роботу.

14. Ще один корисний принцип планування: якщо ви можете виконати справу за п’ять хвилин, то виконуйте її відразу ж, не відкладаючи, інакше справи будуть накопичуватися.

15. Виключіть багатозадачність. Чим менше різних справ ви робите в один і той же час, тим простіше з ними справлятися вашому мозку. Якщо ви запланували багато справ, то виконуйте їх послідовно, а не постійно перемикаючись з одного на інше.

16. Влаштовуйте перерви. Можна скористатися технікою 45/15 або «помідорною» технікою (25 хвилин роботи, 5 хвилин відпочинку), можна – старим радянським правилом «2 години попрацював, 20 хвилин відпочинь», можна придумати щось своє. Запам’ятайте, чим краще ви відпочиваєте, тим краще ви будете працювати. І, якщо що, хвилини відпочинку бажано проводити далеко від комп’ютера, щоб дати можливість відпочити очам. Пройдіться по кімнаті (по офісу), зробіть зарядочку, послухайте музику і т.п. Один мій знайомий, який працює вдома, щогодини робить по 40 віджимань – каже, що це чудово тонізує.

Програми для контролю за часом

  • Pomodoro
  • Chrono Control
  • Eyesrelax
  • Break Timе

Програма Temptation Blocker (дослівно – «блокувальник задоволень») дозволяє вам на потрібний проміжок часу заблокувати будь-які зазначені вами програми. Відправляєте в неї браузери, аську і електронну пошту – і будь-які спроби зірватися і запустити їх у вас проваляться. Схожими речами займаються плагін до Firefox LeechBlock і утиліта SelfRestraint.

Є і більш жорсткі варіанти, наприклад Auto Shutdown не просто блокує, а може цілком вимкнути ваш комп’ютер в певний час. Хто не вспів – той запізнився!

А є ще такий сервіс – Yaware – який дозволяє вести і аналізувати статистику того, як ви розподіляєте свій робочий час в мережі.

17. Не їжте за комп’ютером. Це шкода відразу з двох сторін – по-перше, відволікатися під час їжі шкідливо для травлення, а, по-друге, мозку під час їжі буде складніше зосередитися на інформації, що надходить з екрану монітора. Розділіть два цих процеси, хоча це і буде займати більше часу. А ось пити за комп’ютером, навпаки, корисно. Тримайте під рукою пляшечку з водою, щоб не забувати відновлювати свій водний баланс.

Що робити з пожирачами часу?

Ще один дуже важливий момент – це боротьба з пожирачами часу. Упевнений, ви з ними прекрасно знайомі. Це все, що відволікає вас від роботи – месенджери, пошта, соціальні мережі і комп’ютерні ігри.
Насправді звичка постійно перевіряти електронну пошту, оновлювати новинні сайти і соціальні мережі в очікуванні чогось нового має просте пояснення з точки зору фізіології. Дуже добре це пояснила Келлі Макгонігал в своїй книзі «Сила волі. Як розвинути і зміцнити?». Річ у тім, що в нашому мозку виробляється спеціальний гормон – дофамін, який багато хто називає« гормоном щастя», але було б точніше вважати його «гормоном передчуття щастя». Дофамін дає радість від очікування приємної події. Бажання з’їсти вкусняшку, швидше зустрітися з коханою людиною, швидше придбати вподобану річ – все це дофамін.

І точно так само дофамін відповідає за передчуття радості від новин. Щодо нашої теми це зазвичай в двох випадках: коли вам за комп’ютером нудно і нема чим зайнятися, і коли вам потрібно щось робити, але не хочеться. Механізм синтезу дофаміну в такі моменти дає нам можливість вибору: або робити те, що не подобається, або ж отримати краплину радості від чогось нового.

Таким чином, ця звичка глибоко зав’язана на особливості нашого організму, але з нею можна боротися. Більш докладно про це я писав у статті-рецензії на «Силу волі …».

18. Електронна пошта

На відміну від соціальних мереж, в яких зазвичай відбувається дружнє спілкування, до електронки слід ставитися більш уважно, так як є шанс пропустити або відправити в спам дуже важливий лист. Тому, для початку, розберіть бардак в електронній пошті так само, як розгрібали свій робочий стіл.

  • відпишіться від розсилок, що не читаєте
  • якщо немає можливості відписатися – відправляйте прямо в спам
  • налаштуйте фільтри повідомлень, щоб робочі листи і ті, що не відносяться до роботи не потрапляли в одну папку.

Візьміть за правило перевіряти електронну пошту в строго відведений для цього час і обмежте себе тимчасовими рамками. Наприклад, я перевіряю пошту два рази в день: о 6-ій ранку (просто переглядаю заголовки, щоб не пропустити щось термінове) і о 6-ій вечора, коли безпосередньо читаю всю кореспонденцію і веду переписку. На ранкову перевірку пошти відведено 5 хвилин, на вечірню – 15. Можу точно сказати, що з тих пір, як я звик до такого розпорядку, у мене з’явилося менше приводів відволікатися під час роботи за комп’ютером.

19. Skype, ICQ та інші месенджери

Кращий вихід, звичайно ж, відключати все це в робочий час, але якщо месенджери потрібні вам по роботі, то при виконанні важливих справ ставте режим «Зайнятий» або «Відійшов», щоб відсікти малозначні повідомлення. Людина, якій буде дуже потрібно з вами зв’язатися, знайде спосіб.

Те ж саме відноситься і до соціальних мереж. Якщо не можете без них прожити під час роботи, то обмежте відвідування мереж жорсткими рамками і фільтруйте контент. Вбирайте в себе лише найпотрібніше, а на смітті навіть не загострюйте уваги. Вчіться говорити «Ні!»

19. Ігри

Це ласий шматочок. Всі користувачі комп’ютера діляться на тих, хто їх любить, і тих, хто до ігор байдужий. І якщо комп’ютерні ігри здатні подарувати вам радість і захоплююче проведення часу, то я не раджу вам від них відмовлятися (як радять багато фахівців по особистої ефективності). Просто всьому має бути свій час. Якщо ви не можете жити без комп’ютерних ігор, то чітко розмежовуйте для себе робочий процес і розваги. Тут потрібно керуватися принципом «Добре попрацював – добре відпочинь». Нехай комп’ютерні ігри будуть для вас нагородою за успішне завершення всіх робочих справ, а не приводом віддалити момент початку роботи або взагалі перенести її на інший день.

Використовуйте техніки, що підвищують вашу продуктивність

20. Опануйте метод друку наосліп. Класична обучалка – «Соло на клавіатурі» Шахиджаняна, але особисто мені більше сподобалася VerseQ.

21. Навчіться скорочитанню

22. Вивчіть хоча б базові основи роботи за комп’ютером, щоб вміти швидко і коректно реагувати на виникаючі помилки

23. Навчіться використовувати гарячі клавіші, це дуже сильно підвищить вашу ефективність. Ctrl-V для вставки, Ctrl-A для виділення всього, Alt-Tab для перемикання між програмами, Ctrl-Tab для перемикання між вікнами однієї програми і так далі. Благо, для більшості популярних програм багато гарячих клавіш збігається. Якщо вам доводиться часто виконувати однотипні дії, то ви можете самостійно задати для них гарячі клавіші за допомогою спеціальних програм, наприклад KeyRocket. Чим менше ви користуєтеся мишею і чим більше – клавіатурою, тим швидше ви будете працювати.

Бережіть свій час, проведений за комп’ютером – в житті занадто багато задоволень, які ви можете отримати, відірвавшись від екрану. Гуляйте, спілкуйтесь, читайте книги, тренуйтеся і вчіться, і не допускайте того, щоб комп’ютер керував вами, а не ви – їм!

Напишіть відгук