Організація робочого дня.

Знайшли помилку? Будь ласка, виділіть текст та натисніть Ctrl+Enter. Ми вдячні за Вашу увагу.

organizatsiya-robochogo-dnyaНаші будні часто визначаються не пріоритетами або бажаннями, а нагальними турботами і суєтою. Ми й раді б проводити день більш продуктивно, але ці листи, зустрічі, переговори непомітно з’їдають весь наш час. Звичайно, є безліч прийомів підвищення продуктивності – від банального ведення списку справ до більш складних методик тайм-менеджменту. І це начебто працює. Принаймні, якийсь час, поки рутина знову не візьме своє.

Але що, якщо звернутися до наукових даних про те, як функціонує наш мозок протягом дня, і використовувати цю інформацію для збільшення своєї продуктивності?

Бережіть ваші перші три години

На думку психолога Рона Фрідмана (Friedman) Рон, перші  три години робочого дня є найбільш цінними і продуктивними.

У цей час замість того, щоб перевіряти електронну пошту, повідомлення в соцмережах або відповідати на запити інших людей, краще зосередитися на найважливішій роботі.

«Як правило, у нас щодня є вікно протяжністю близько трьох годин, протягом яких ми реально зосереджені, сфокусовані. Це час, ідеальний для планування, обмірковування, написання промов, – пише Фрідман у статті для Harvard Business Review. – Якщо ми витрачаємо ці кращі години на другорядні завдання, ми стаємо набагато менш ефективними, ніж могли б бути ».

Дослідження показали, що протягом дня ми відчуваємо поступове зниження когнітивних функцій (пам’яті, уваги, розумової працездатності), і саме тому важливі і складні завдання не варто відкладати на вечір.

Крім того, в першій половині дня потрібно бути проактивним, а не реактивним, тобто в пріоритеті повинна бути самостійна робота і активні дії, а не реагування на запити колег, клієнтів, партнерів.

Думайте, як шеф-кухар

Як найкраще починати свій день? Виявляється, тут є чому повчитися в кулінарному світі. У французьких шеф-кухарів навіть є термін «режисура місця», тобто «все на своїх місцях».

«Подивіться, як працюють кухарі, – порівнює Фрідман. – Вони не поспішають з самого ранку до плити і не приймаються за готування страв. Замість цього вони витрачають якийсь час на те, щоб забезпечити собі ідеальні умови: дістають і розкладають необхідні інструменти, готують інгредієнти в потрібній кількості і пропорціях – загалом, все, що знадобиться в роботі. Спочатку вони вирішують стратегічні питання, а вже потім беруться за вирішення поточних завдань».

Використовуючи перші кілька хвилин вашого дня для планування і наведення порядку на робочому місці, ви зможете забезпечити собі максимально продуктивний залишок дня.

Знайте, коли ваші мозок і тіло потребують відпочинку

Засновник проекту «Енергія» Тоні Шварц (Tony Schwartz), стверджує, що не тільки мозок поступово втомлюється протягом дня. З точки зору фізіології протягом дня ми слідуємо так званим ультрадіанним ритмам – циклам активності тривалістю від 90 до 120 хвилин, після яких нам потрібен невеликий перепочинок. Якщо не передбачити відпочинку між цими циклами, то, відповідно до теорії Шварца, ваша продуктивність протягом дня почне різко падати.

Замість занять тайм-менеджментом можна спробувати управляти своєю енергією і продуктивністю.

Серед іншого, це означає, що якщо організм подає явні сигнали – відчуття втоми, голоду, позіхання, потягування – варто зробити невелику перерву, встати з-за столу, вийти прогулятися. Ігноруючи ці сигнали, ми в підсумку швидко витрачаємо сили, яких повинно було вистачити до кінця дня.

15:00 – переломний момент робочого дня

Ви напевно помічали, що післяобідній час – самий виснажливий період робочого дня. Це теж обумовлено біологічними ритмами, але на цей раз циркадними – пов’язаними зі зміною дня і ночі. Приблизно після трьох годин пополудні організм починає вироблення гормону мелатоніну, регулятора добових ритмів. Він викликає відчуття втоми і сонливості.

Ідеальний спосіб проскочити цей переломний момент – невеликий післяобідній сон, буквально 20-30 хвилин. Однак для більшості з нас він недоступний. Але є й інші варіанти.

Фрідман радить мати на увазі ці добові коливання енергії, і планувати на другу половину дня менш складні завдання, які не потребують сили волі, точності, концентрації, максимальних інтелектуальних зусиль. Після п’ятнадцятої години краще якраз зайнятися розбором електронної пошти, дзвінками, творчими завданнями.

Ключове слово тут знову «планування». Розподіляйте заздалегідь не тільки свої сили, але і свій час.

Установіть точний час кінця робочого дня

І головне – дотримуйтеся його. Інтернет і мобільні гаджети, крім усього іншого, сприяють тому, що робота легко проникає в решту частину нашого життя. Ми перевіряємо електронну пошту за сніданком, під час обіду, перед сном. «Мобільні пристрої здатні миттєво передавати наші повідомлення і це створює помилкове відчуття постійної терміновості, невідкладності і викликає свого роду звикання», – вважає Фрідман.

Якщо ви навчитеся ввечері повністю відключатися від роботи, то будете почувати себе свіжими і відпочившими на наступний день і, як наслідок, ваша продуктивність зросте. Але як цього домогтися, якщо мобільні пристрої не відпускають нас, то і діло, сигналізуючи про чергове отримане повідомлення?

Щоб звести до мінімуму спокусу перевіряти робочу пошту в неробочий час, Фрідман пропонує розділити гаджети на пристрої для роботи і відпочинку: «На моєму айпаді, наприклад, немає електронної пошти. Я використовую його тільки для розваг, у той час як мобільний телефон – це мій робочий інструмент ».

Відведіть час для ігор

Так-так. Наприклад, для комп’ютерних ігор. За словами Фрідмана, це хороший спосіб поліпшити когнітивні функції мозку. «Відеоігри так влаштовані, що чим довше ви в них граєте – тим більше зростає їх складність. Кожен рівень складніше попереднього. У роботі ж, найчастіше, навпаки, ми не стикаємося з прогресуючою складністю завдань ». Тому відеоігри – це свого роду тренажер для мозку.

Фізичні вправи – теж відмінний варіант. Як стверджують дослідники з нідерландського інституту вивчення людської поведінки (Behavioral Science Institute) фізична активність допомагає справитися з втомою, яка накопичується під час сидячої роботи. Особливо це стосується офісних працівників, які не дивлячись на те, що заняття спортом були б їм найбільш корисні, навпаки, зазвичай найменш фізично активні.

Страрайтесь по-справжньому відпочивати у свій вільний час. Отримуйте задоволення від того, як ви проводите ваше дозвілля. Шукайте стимули за межами робочого місця, нові захоплення, цікаві завдання. У житті обов’язково має бути місце для чогось, крім роботи – тільки так ви зможете підняти вашу продуктивність.

Напишіть відгук